Exitgesprekken zijn vaak een onderbelicht onderdeel van het HR-proces, maar ze bieden waardevolle inzichten die je bedrijf kunnen helpen groeien en verbeteren. In deze blog leg ik uit waarom het belangrijk is om exitgesprekken te voeren en hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Het exitgesprek is een goed moment voor eerlijke feedback. De medewerker die het bedrijf gaat verlaten heeft er geen baat bij om zijn ervaringen mooier te maken dan ze waren of zaken onbespreekbaar te laten. Een exitgesprek is het meest effectief wanneer de medewerker zelf ontslag genomen heeft. Wanneer een contract niet verlengd wordt, is het verstandig om eerst de relatie met de medewerker te checken bij de leidinggevende. Als die door het ontslag onder druk staat, heeft een vaak exitgesprek weinig zin.

Waarom exitgesprekken?

• Inzicht in vertrekredenen: Door exitgesprekken te voeren, krijg je een helder beeld van waarom medewerkers je bedrijf verlaten. Dit kan variëren van persoonlijke redenen tot problemen binnen de organisatie.
• Verbeterpunten identificeren: Vertrekkende medewerkers zijn vaak eerlijker over de zaken die niet goed lopen in het bedrijf. Dit biedt je de kans om deze issues aan te pakken en te verbeteren.
• Versterken van employer branding: Een goed exitgesprek kan bijdragen aan een positief afscheid, wat de kans vergroot dat de vertrekkende medewerker als ambassadeur voor je bedrijf blijft optreden.
• Medewerkersbehoud: Door patronen in vertrekredenen te herkennen, kun je proactief maatregelen nemen om het verloop te verminderen.

Hoe voer je een Exitgesprek?

• Creëer een veilige omgeving: Zorg ervoor dat de medewerker zich comfortabel en veilig voelt om eerlijk te zijn. Dit kan door het gesprek in een informele setting te voeren. Leg uit wat het doel van het exitgesprek is: een openhartig gesprek voeren over zijn tijd bij het bedrijf, zodat de organisatie hiervan kan leren en verbeteringen kan doorvoeren.
• Stel gerichte vragen: Bereid een lijst met vragen voor die je helpen de kern van de vertrekredenen te achterhalen. Vragen zoals “Wat had beter gekund in je rol?” en “Heb je suggesties voor verbetering?” zijn hierbij essentieel.
• Luister actief: Toon oprechte interesse in wat de medewerker te zeggen heeft. Dit betekent niet alleen luisteren maar ook doorvragen waar nodig. Stel vragen, luister, vraag door en vat samen. Maar laat eventueel commentaar en je eigen mening achterwege. Een exitgesprek gaat om het achterhalen van de ervaring van de medewerker, het is geen discussie.
• Documenteer de inzichten: Zorg ervoor dat je de verkregen informatie goed documenteert zodat je hier later actie op kunt ondernemen.

Bonus: Gratis model exitgesprek formulier

Om het je gemakkelijk te maken, heb ik een model exitgesprek formulier opgesteld dat je direct kunt gebruiken in je bedrijf. Wil je dit formulier ontvangen? Laat dan een reactie achter op deze blog en ik stuur het je gratis toe!

Met dit model formulier kun je direct aan de slag en ervoor zorgen dat je exitgesprekken gestructureerd en waardevol zijn. Zo haal je maximaal voordeel uit deze gesprekken en draag je bij aan de groei en verbetering van je organisatie.